Política de tratamiento de datos personales

1. Glosario

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular, para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Consulta: Mecanismo por medio del cual los titulares o sus causahabientes pueden consultar información personal que repose en cualquier base de datos, sea del sector público o privado.
• Dato Personal: Cualquier información que permita identificar a una persona natural.
• Datos abiertos: Datos primarios o sin procesar que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.
• Datos biométricos: Parámetros físicos únicos en cada persona que comprueban de forma inequívoca su identidad y que se identifican cuando una persona o una parte de ella interacciona con un sistema especializado (huella dactilar o voz).
• Datos privados: Datos que por su naturaleza íntima o reservada sólo son relevantes para el titular.
• Datos públicos: Datos contenidos en documentos públicos que no estén sometidos a reserva; y los relativos al estado civil de las personas.
• Datos semiprivados: Datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general.
• Datos sensibles: Datos que afectan la intimidad, la esfera privada del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Habeas Data: Derecho a acceder, actualizar, modificar o suprimir la información personal que se encuentre almacenada en bases de datos o archivos, que implica la posibilidad de ser informado acerca de los datos registrados sobre sí mismo.
• Petición: Procedimiento a través del cual el Titular o sus causahabientes pueden solicitar que la información contenida en una base de datos sea objeto de corrección, actualización o supresión de sus datos personales, revocatoria de la autorización debidamente otorgada o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley.
• Queja: Mecanismo por medio del cual los Titulares podrán ejercer sus derechos directamente ante la Superintendencia de Industria y Comercio, habiendo agotado el trámite de Consulta, Petición o Reclamo (CPR) directamente ante AE COLOMBIA.
• Reclamo: Procedimiento a través del cual el Titular o sus causahabientes pueden solicitar que la información contenida en una base de datos sea objeto de corrección, actualización o supresión de sus datos personales, revocatoria de la autorización debidamente otorgada o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de AE COLOMBIA.
• Tratamiento: Cualquier actividad que se desarrolle sobre datos personales, tales como: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales.

2. Captura de la información personal de los Titulares

AE COLOMBIA a través de DELOT obtiene la información personal de los usuarios que hacen uso de esta aplicación.

3. Autorización del tratamiento de datos personales

AE COLOMBIA informa de manera previa y expresa:

• Quién recopila (AE COLOMBIA, como Responsable del Tratamiento).
• Qué recopila (datos que se recaban).
• Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento).
• Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados y/o de la autorización.
• Si se recopilan datos personales sensibles y la facultad de no autorizar su tratamiento.

La autorización debe garantizar su consulta de manera posterior; para esto, podrá constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que lo permita, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca que, de no haberse surtido la conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

4. Información personal que se captura y fines de su tratamiento

Los tipos de datos almacenados y administrados, así como su tratamiento, varían de acuerdo con la relación que exista entre el Titular y AE COLOMBIA y los servicios y beneficios ofrecidos, como se indica a continuación:

Si Usted es usuario de los servicios que presta AE COLOMBIA, los datos que se podrán captar son:

• Nombre.
• Fotografía.
• Tipo y número de documento de identificación.
• Firma.
• Dirección personal o corporativa.
• Datos biométricos requeridos para el uso del sistema de control de acceso.
• Número telefónico personal o corporativo.
• Dirección de correo electrónico personal o corporativo.
• Información relativa a la actividad económica que desarrolla.
• Información relativa a condiciones de salud.
• Información relativa a formación académica.

Dicha información será utilizada para las siguientes finalidades, previamente autorizadas:

• Enviar información de actividades de capacitación que sean ejecutados directamente por AE COLOMBIA o en alianza con terceros.
• Dar información de interés.
• Certificar la asistencia a reuniones o eventos.
• Dar respuesta a las CPRs presentadas ante AE COLOMBIA.
• Realizar medición de satisfacción en la atención prestada por parte de AE COLOMBIA.
• Registrar el ingreso y egreso a las respectivas instalaciones por medio del sistema de control de acceso instalado.
• Gestionar y administrar de manera adecuada los contenidos y servicios proporcionados.
• Proteger tanto la integridad y seguridad de los empleados y demás personal autorizado para ingresar a las respectivas instalaciones, así como de los recursos físicos que son propiedad de la Empresa propietaria de las instalaciones.
• Hacer un estudio cuantitativo y cualitativo de las visitas obtenidas y de la utilización de los contenidos y servicios digitales proporcionados.
• Gestionar, controlar y mantener la trazabilidad de las operaciones que se realicen en DELOT.
• Gestionar, controlar, archivar y custodiar toda la información, bases de datos y archivos, que reposan en DELOT.
• Las demás finalidades que determine AE COLOMBIA en procesos de recolección de Información Personal para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares de forma previa o en el mismo momento en que se efectúe su recopilación.

En el momento en que otorgue su consentimiento, ya sea de forma verbal, escrita o mediante actos inequívocos, le concede a AE COLOMBIA la facultad para efectuar el tratamiento de sus datos personales, en los términos que usted autorice, garantizando que su información no tenga usos distintos a los previamente acordados.

AE COLOMBIA no vende información personal, sin embargo, AE COLOMBIA podría poner en circulación sus datos personales para uso por parte de terceros, contratistas y proveedores de servicios, que nos ayuden a operar nuestra actividad o a proporcionarle un mejor servicio, siempre y cuando usted haya autorizado el tratamiento de su información.

5. Vigencia de la autorización de tratamiento de datos personales

Al autorizar el uso de sus datos personales, como Titular de los datos personales, acepta, entiende y reconoce que dicho permiso estará vigente durante el tiempo en que dure el respectivo contrato que da lugar a la retención documental; siempre y cuando Usted no haya solicitado la supresión de sus datos de las bases de datos o archivos de AE COLOMBIA o haya revocado la autorización del tratamiento, las cuales en todo caso, sólo serán procedentes si no existe un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de AE COLOMBIA.

6. Modificaciones y actualización de la presente Política de Tratamiento de Información Personal y/o el Aviso de Privacidad

Cualquier cambio en los Términos y Condiciones de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, se notificará por escrito, ya sea mediante la página web https://delot.app/datospersonales o mediante un correo electrónico al email que el usuario entregó al momento de otorgar la autorización de tratamiento. En el caso que la dirección de correo electrónico aportada por el usuario haya sido dada de baja, no será responsabilidad de AE COLOMBIA que el Titular no conozca las modificaciones realizadas a la Política de Tratamiento de Datos Personales.

7. Acciones ante el incumplimiento de la Política de Tratamiento de Datos Personales

Si Usted considera que AE COLOMBIA no está cumpliendo con esta Política de Tratamiento de Información Personal, o si tiene otras preocupaciones relativas a la privacidad, por favor contacte a nuestro personal de servicio al cliente a través del correo electrónico: [email protected]

8. Derechos de los Titulares de datos personales

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a AE COLOMBIA, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
• Ser informado, previa solicitud dirigida a AE COLOMBIA, del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales que sean tratados por AE COLOMBIA.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando en el Tratamiento se trasgreda la ley y, siempre y cuando, la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) haya verificado dicha infracción.
• Presentar ante la SIC, quejas por infracciones al régimen general de protección de datos personales.

9. Consultas, Peticiones y Reclamos (CPR) realizadas por los Titulares de los datos personales

Como Titular de tus datos personales podrás realizar consultas, peticiones y reclamos sobre tus datos y la autorización dada a AE COLOMBIA, a través del siguiente procedimiento:

9.1. Para hacer una consulta de tus datos personales:

1. Elabora una comunicación escrita especificando la consulta
2. Envía la comunicación al correo electrónico: [email protected], acompañada del documento de identificación, tu información de contacto (correo y teléfono) y cualquier otro documento que quieras hacer valer.
3. En un plazo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación, AE COLOMBIA contestará por escrito a través de correo electrónico.

Cuando AE COLOMBIA no pueda atender la solicitud dentro de dicho término, te informará, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, según lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

9.2. Para hacer una petición o reclamo (actualizar, rectificar o suprimir datos y/o revocar autorizaciones):

1. Elabora una comunicación escrita indicando el motivo del reclamo o los hechos que dan lugar al mismo.
2. Envía la comunicación al correo electrónico: [email protected], acompañada del documento de identificación, tu información de contacto (correo y teléfono) y cualquier otro documento que quieras hacer valer.
3. AE COLOMBIA evaluará la petición y, de ser el caso, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, requerirá subsanar las fallas y allegar la información faltante en un término máximo de dos (2) meses, so pena de considerar desistido tu reclamo.
4. En un plazo de quince (15) días hábiles AE COLOMBIA enviará una comunicación, vía correo electrónico o físico, haciendo referencia a la recepción y aceptación de tu solicitud.
5. Si no te encuentras conforme con la solución o respuesta brindada por parte de la AE COLOMBIA, podrás acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) para que revise tu caso.

En caso de demora, AE COLOMBIA informará las causas que dan lugar a la misma e indicará la fecha en la que se resolverá la petición sin que dicho término pueda superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

10. Responsabilidad frente al tratamiento de Datos Personales

AE COLOMBIA como responsable del Tratamiento de los datos personales es quien determina las finalidades y las formas como se tratarán los datos, previa comunicación a los Titulares y cumpliendo con los deberes establecidos por la Ley 1581 de 2012, y demás normas complementarias, dentro de los que se encuentran:

• Informar y garantizar el ejercicio de los derechos de los Titulares de los datos personales.
• Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, conforme a la ley, a menos que los mismos no la requieran.
• Conservar la información de los Titulares bajo las condiciones de seguridad y privacidad requeridas.
• Dar trámite a las Consultas, Peticiones y Reclamos que se presenten.
• Cumplir instrucciones y requerimientos impartidos por la autoridad administrativa competente

11. Transferencia y Transmisión Internacional de Datos Personales

AE COLOMBIA podrá transferir o transmitir los datos personales a terceros ubicados en otros países, siempre que sea necesario para la prestación de sus servicios y en cumplimiento de las normativas aplicables en materia de protección de datos personales.

En caso de transferencia internacional de datos (cuando los datos sean compartidos con terceros responsables del tratamiento fuera del país de origen), se garantizará que el destinatario de los datos cuente con niveles de protección adecuados y equivalentes a los exigidos por la legislación local e internacional de protección de datos.

En caso de transmisión internacional de datos (cuando el tratamiento de datos sea encargado a un tercero en otro país, sin que este los utilice para sus propios fines), se celebrarán acuerdos contractuales que incluyan cláusulas de confidencialidad, medidas de seguridad adecuadas y garantías para la protección de los datos personales, de acuerdo con las regulaciones vigentes.

Como Titular aceptas y reconoces que, al utilizar los servicios de AE COLOMBIA, tus datos personales podrán ser procesados en jurisdicciones distintas a tu país de residencia, sujetándose a las leyes de protección de datos de dichos territorios.

12. Medidas de seguridad implementadas

AE COLOMBIA se compromete a garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales del Titular, implementando medidas técnicas, administrativas y organizativas adecuadas para prevenir el acceso no autorizado, la alteración, divulgación o destrucción de la información.

Las principales medidas de seguridad que se aplican incluyen, pero no se limitan a:

• Cifrado de Datos: Implementación de protocolos de cifrado en tránsito (TLS/SSL) y en reposo para proteger la información almacenada en nuestros servidores.
• Control de Acceso: Autenticación de múltiples factores (MFA) y roles de usuario con privilegios diferenciados para restringir el acceso a datos sensibles.
• Monitoreo y Auditoría: Registros de acceso, monitoreo continuo de la plataforma y auditorías periódicas para detectar y mitigar posibles vulnerabilidades.
• Protección contra Amenazas: Herramientas de detección y prevención de intrusos (IDS/IPS), firewalls y sistemas de protección contra ataques cibernéticos.
• Respaldo y Recuperación: Copias de seguridad periódicas de la información y planes de recuperación ante desastres para garantizar la continuidad del servicio.
• Acuerdos de Confidencialidad: Todo el personal con acceso a datos personales firma acuerdos de confidencialidad y recibe capacitación en protección de datos.

A pesar de los esfuerzos de AE COLOMBIA por proteger los datos personales, como Titular reconoces que ningún sistema de seguridad es infalible y que existen riesgos inherentes a la transmisión de información en entornos digitales. En caso de detectarse una vulneración que afecte la seguridad de los datos, AE COLOMBIA te notificará y a las autoridades competentes conforme a la normativa aplicable.